Gestión de Cartera y Cobro Preventivo — Alta Automatización

Industry

Distribución y Comercio

Company size

Pequeña (20–50 empleados)

Process to be automated

Seguimiento de cartera vencida y gestión de cobros a clientes

Process description

El proceso incluye revisar diariamente el estado de cartera en el ERP, identificar facturas próximas a vencer, enviar comunicaciones de cobro preventivo, registrar compromisos de pago, escalar casos vencidos a gerencia y generar reportes semanales de cartera. Actualmente se hace manualmente por el analista de cartera con apoyo del gerente comercial.

ROI Automation

Nivel de Automatización	% Automatizable	Casos al Mes	Tiempo por Caso (horas)
Alto	75	60	0.5

Personas Involucradas	Nivel de Cargo Promedio	Salario Mensual Promedio (COP)	Costo Real Empresa con Prestaciones (COP)
3	Nivel 2 (Gerente Comercial) + Nivel 4 (Analista Senior)	5500000	8432000

Costo Operativo Mensual (COP)	Costo Operativo Anual (COP)	Ahorro Mensual Estimado (COP)
6324000	75888000	4743000

Ahorro Anual Estimado (COP)	Inversión Año 1 (COP)	Beneficio Neto Año 1 (COP)
56916000	10228950	46687050

Beneficio Neto Acumulado 3 Años (COP)	FTE Equivalente Liberado
140469150	1.5

Power in Numbers

456

ROI Year 1 (%)

2.2

Payback (months)

5.56

Cost/Benefit ratio

✅ AUTOMATIZAR

Proceso con altísima frecuencia (60 casos/mes), reglas claras de escalamiento y comunicaciones repetitivas. La automatización de alertas, envío de correos y registro de compromisos libera al gerente comercial para enfocarse en negociación. ROI del 456% en el primer año. El impacto en flujo de caja suele ser mayor que el ahorro en horas.

Signs of inefficiency detected

• Analista dedica 50% de su tiempo solo a revisar Excel de cartera • Gerente comercial involucrado en seguimientos básicos • Clientes reciben cobros tarde porque el proceso no escala • Sin trazabilidad de compromisos de pago históricos

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