Caso de automatizacion de procesos con ROI-FIRST
Compra de material de envase y empaque para producción
Industria
Farmacéutica veterinaria - Manufactura
Fecha
10 jun 2026
Recomendación
✅ Automatizar
Tiempo ahorrado
De 100 h a 40 h por ciclo de compra
ROI Automatización, recomendación y costos
COP
moneda $:
Level of Automation | % Automation | Cases x Month | Time x Case (hours) |
|---|---|---|---|
Medio - asignación de responsables por etapa y notificaciones automáticas, aprobaciones digitales con comparación de artes lado a lado, base de datos de artes aprobados, correos programados de seguimiento al proveedor y tableros en tiempo real. La negociación de cotizaciones y las revisiones técnicas siguen siendo manuales | 60 | 1 | 100 |
Personas Involucradas | Nivel de Cargo Promedio | Average Monthly Salary | Real Company Cost with Benefits |
|---|---|---|---|
6 | Mixto: Gerente/Director (Nivel 1, x2), Analista senior (Nivel 4, x3), Auxiliar/Operario (Nivel 6, x1) | 3.070.000 | 4.707.231 |
Monthly Operational Cost | Annual Operational Cost | Estimated Monthly Savings |
|---|---|---|
2.802.010 | 33.624.120 | 1.681.206 |
Estimated Annual Savings | Year 1 Investment | Net Benefit Year 1 |
|---|---|---|
20.174.472 | 10.170.000 | 10.004.472 |
Cumulative Net Benefit 3 Years | FTE Equivalente Liberado |
|---|---|
31.993.416 | 0.6 |
Power in Numbers
98.4
ROI Year 1 (%)
6
Payback (months)
1.98
Cost/Benefit ratio
✅ Automatizar
El 60% de este proceso es automatizable, con una estimación conservadora. El volumen es bajo, un ciclo al mes, pero cada ciclo consume cerca de 100 horas y dos semanas entre seis personas, y el costo de un error es alto: un arte desactualizado significa rehacer planchas y retrasar un lote de producción. El caso financiero es positivo pero moderado: COP $20.174.472 de ahorro anual frente a una inversión de COP $10.170.000 en el año 1, con un ROI de 98,4% y un payback de 6 meses. El argumento más fuerte es la responsabilidad. Hoy la responsabilidad rebota entre áreas y nadie ve dónde está detenido el ciclo sin preguntar. Un intento previo con un formulario compartido fracasó porque sumaba trabajo y no avisaba a la siguiente persona; el flujo tiene que quitar pasos, no agregarlos. Una vez en marcha, las mismas licencias pueden cubrir devoluciones de producto y acondicionamiento de exportaciones, que muestran los mismos síntomas.
Señales de ineficiencia detectadas
Alto seguimiento manual: cada ciclo de compra exige perseguir a proveedores y aprobadores internos por teléfono, WhatsApp y correo. Tarea sin dueño: la responsabilidad de los retrasos rebota entre Compras, Mercadeo y Calidad, y cada área señala a otra. Aprobaciones sin trazabilidad: tres áreas aprueban la prueba de impresión sin registro de quién aprobó qué versión ni cuándo. Falta de visibilidad: nadie sabe en qué etapa va una compra sin preguntar. Tiempo real desconocido: las dos semanas del ciclo son una estimación, no una medición. Errores de arte: aprobar contra un arte desactualizado ha obligado a los proveedores a rehacer planchas. Pasos por fuera del sistema: un formulario compartido anterior se abandonó porque sumaba trabajo y no avisaba a la siguiente persona. Se identificaron ineficiencias paralelas en devoluciones de producto (mínimo 3 por semana, 7 personas, 2 a 3 semanas de reproceso y costos de transporte que no siempre se registran) y en el acondicionamiento mensual de exportaciones, que se maneja de forma verbal entre 6 personas sin registro en el sistema de gestión de calidad.