Caso de automatizacion de procesos con ROI-FIRST
Gestión de compras para obras de construcción
Industria
Ingeniería y construcción
Fecha
18 sept 2026
Recomendación
✅ Automatizar
Tiempo ahorrado
De 39 min a 15 min por solicitud de compra
ROI Automatización, recomendación y costos
COP
moneda $:
Level of Automation | % Automation | Cases x Month | Time x Case (hours) |
|---|---|---|---|
Alto - formularios públicos de requisición con especificaciones obligatorias, aprobaciones y devoluciones enrutadas con motivo registrado, paso automático a Tesorería, lista de chequeo legal de proveedores y portal de documentos de ingreso a obra con alertas, y tableros gerenciales en tiempo real. La selección del proveedor por el comité de compras sigue siendo humana | 64 | 990 | 0.64 |
Personas Involucradas | Nivel de Cargo Promedio | Average Monthly Salary | Real Company Cost with Benefits |
|---|---|---|---|
14 | Mixto: Gerente (Nivel 1, x1), Coordinador/Supervisor (Nivel 3, x3), Analista senior (Nivel 4, x2), Residente de obra (Nivel 4, x8) | 3.639.474 | 5.580.405 |
Monthly Operational Cost | Annual Operational Cost | Estimated Monthly Savings |
|---|---|---|
21.205.539 | 254.466.468 | 13.508.373 |
Estimated Annual Savings | Year 1 Investment | Net Benefit Year 1 |
|---|---|---|
162.100.476 | 9.180.000 | 152.920.476 |
Cumulative Net Benefit 3 Years | FTE Equivalente Liberado |
|---|---|
458.761.428 | 3.8 |
Power in Numbers
1666
ROI Year 1 (%)
0.7
Payback (months)
17.7
Cost/Benefit ratio
✅ Automatizar
El 64% de este proceso es automatizable, ponderado según la carga real de cada rol. Las compras consumen 3,8 FTE entre 14 personas y COP $254.466.468 al año. Automatizarlas ahorra COP $162.100.476 al año frente a una inversión de COP $9.180.000 en el año 1: ROI de 1.666% y payback de 0,7 meses. El ahorro viene sobre todo del encargado de compras, los coordinadores que aprueban y los residentes de obra, que hoy persiguen estados y aclaran especificaciones por fuera de cualquier sistema. Pero el problema de fondo es el control. Una sola persona gestiona entre 40 y 50 solicitudes al día, y si falta, el proceso se detiene. Las especificaciones incompletas y las entregas parciales obligan a reiniciar todo, incluido el comparativo de tres proveedores, y hasta cinco camiones han sido devueltos en obra por falta de documentos. Sin devoluciones registradas, la gerencia no puede saber si el retraso es del proveedor, de la obra o de compras. Automatizar aquí le da al mismo equipo los datos para planear en lugar de reaccionar.
Señales de ineficiencia detectadas
Alto seguimiento manual: cada devolución, consulta del proveedor o retroceso se maneja por correo, WhatsApp o llamada y no queda en el ERP de compras. Dependencia crítica de una persona: un solo encargado de compras gestiona entre 40 y 50 solicitudes al día; si falta, el proceso se detiene. Especificaciones incompletas: las requisiciones llegan sin modelo, medida ni descripción exacta, lo que obliga a devolverlas antes del comparativo. Reinicios completos: cuando un proveedor entrega 5 de 20 elementos, se anula la compra y el comparativo de tres proveedores empieza de cero. Tiempo real desconocido: la meta de dos días existe en el papel pero no se mide por etapa ni por responsable. Falta de visibilidad: quien solicita no puede ver dónde está su solicitud ni por qué se devolvió. Fallas en el ingreso a obra: los documentos del vehículo se envían 8 horas antes de la entrega y no 24 como se exige, y hasta cinco camiones han sido devueltos. Cumplimiento de proveedores: los documentos legales se revisan en papel, sin soporte para la auditoría anual.