Caso de automatizacion de procesos con ROI-FIRST
Cotización y gestión de pedidos de fórmulas magistrales
Industria
Farmacéutica y cosmecéutica - Fórmulas magistrales
Fecha
25 abr 2026
Recomendación
✅ Automatizar
Tiempo ahorrado
De 146 min a 73 min por pedido
ROI Automatización, recomendación y costos
COP
moneda $:
Level of Automation | % Automation | Cases x Month | Time x Case (hours) |
|---|---|---|---|
Medio - formularios públicos de cotización y pedido para los visitadores, respuestas automáticas con precio y tiempo de entrega, checks de verificación digitales por etapa, seguimiento del pedido en tiempo real y tableros. La fabricación y la revisión técnica siguen siendo manuales, y el alcance del paquete técnico digital depende de la confirmación regulatoria | 50 | 220 | 2.43 |
Personas Involucradas | Nivel de Cargo Promedio | Average Monthly Salary | Real Company Cost with Benefits |
|---|---|---|---|
5 | Mixto: Directora técnica (Nivel 1, x1), Coordinador de calidad (Nivel 3, x1), Supervisor de calidad (Nivel 4, x1), Operario (Nivel 6, x2) | 4.500.000 | 6.899.850 |
Monthly Operational Cost | Annual Operational Cost | Estimated Monthly Savings |
|---|---|---|
13.630.855 | 163.570.260 | 6.815.428 |
Estimated Annual Savings | Year 1 Investment | Net Benefit Year 1 |
|---|---|---|
81.785.130 | 10.170.000 | 71.615.130 |
Cumulative Net Benefit 3 Years | FTE Equivalente Liberado |
|---|---|
216.825.390 | 3.18 |
Power in Numbers
704
ROI Year 1 (%)
1.5
Payback (months)
8
Cost/Benefit ratio
✅ Automatizar
El 50% de este proceso es automatizable, con una estimación conservadora que depende de cuánto del paquete técnico permita digitalizar la autoridad sanitaria. El proceso consume 3,2 FTE y COP $163.570.260 al año. Automatizarlo ahorra COP $81.785.130 al año frente a una inversión de COP $10.170.000 en el año 1: ROI de 704% y payback de 1,5 meses. Los operarios concentran la mayor parte del costo: están ocupados al 100%, y cada minuto que gastan buscando información es un minuto que no producen. El argumento estratégico es el crecimiento. Las cotizaciones dependen de una sola persona saturada y buena parte de ese esfuerzo nunca se convierte en venta, sin datos de conversión. La entrega no se sigue después del despacho, y las auditorías regulatorias obligan a buscar registros en papel de años anteriores. La empresa está creciendo, y este es el momento de sistematizar el proceso antes de que el volumen lo vuelva inmanejable.
Señales de ineficiencia detectadas
Alto seguimiento manual: las cotizaciones de 5 a 6 visitadores se gestionan a mano, sin trazabilidad ni estado visible. Dependencia crítica de una persona: una sola persona cotiza todo y se satura cada mañana cuando los visitadores necesitan respuestas urgentes para los médicos. Esfuerzo sin conversión: se invierte tiempo importante en cotizar fórmulas que no terminan en pedido, sin métricas de conversión. Aprobaciones fuera del sistema: cotizaciones y pedidos se coordinan por correo, WhatsApp y llamadas. Falta de visibilidad: producción, facturación y logística no saben en qué va cada pedido. Sin seguimiento a la entrega: una vez despachado, nadie sabe si el pedido llegó, y hay clientes que han reportado fórmulas sin recibir después de ocho días. Recuperación regulatoria: los registros de producción se imprimen y se llenan a mano, así que encontrar una fórmula de años anteriores durante una auditoría es lento.