Caso de automatizacion de procesos con ROI-FIRST
Gestión de Devoluciones de Pedidos en Distribución de Alimentos Perecederos
Industria
Distribución de Alimentos - Productos Perecederos (B2B)
Fecha
11 ago 2026
Recomendación
✅ Automatizar
Tiempo ahorrado
De 25 min a 5 min por caso
ROI Automatización, recomendación y costos
COP
moneda $:
Level of Automation | % Automation | Cases x Month | Time x Case (hours) |
|---|---|---|---|
Alto - formulario digital de devolución en el punto de entrega, carga automática al sistema, registro estructurado de motivo y evidencia, trazabilidad en tiempo real y notificación automática a contabilidad | 80 | 330 | 0.42 |
Personas Involucradas | Nivel de Cargo Promedio | Average Monthly Salary | Real Company Cost with Benefits |
|---|---|---|---|
6 | Mixto: Gerente/Director (Nivel 1, x1), Coordinador/Supervisor (Nivel 3, x2), Auxiliar/Operario (Nivel 6, x4) | 3.600.000 | 5.519.880 |
Monthly Operational Cost | Annual Operational Cost | Estimated Monthly Savings |
|---|---|---|
111.832.377 | 1.341.988.519 | 89.465.901 |
Estimated Annual Savings | Year 1 Investment | Net Benefit Year 1 |
|---|---|---|
1.073.590.815 | 10.170.000 | 1.063.420.815 |
Cumulative Net Benefit 3 Years | FTE Equivalente Liberado |
|---|---|
3.192.242.445 | 0.82 |
Power in Numbers
10456
ROI Year 1 (%)
0.1
Payback (months)
105.6
Cost/Benefit ratio
✅ Automatizar
El 80% de este proceso es automatizable. Cada devolución hoy exige una remisión impresa marcada a mano, una recolección manual por parte del conductor y una nueva digitación en un Excel con macros - sin trazabilidad, sin motivo registrado y sin dashboards. Con 330 devoluciones mensuales, el equipo destina cerca de 137.5 horas al mes a un flujo que no deja ningún registro formal. El caso financiero es contundente: $1.341.988.519 COP de costo operativo anual actual frente a $1.073.590.815 COP de ahorro anual proyectado, para una inversión de $10.170.000 COP en el Año 1 - un ROI de 10.456% con un payback de 0.1 meses. Más allá de las cifras, el riesgo es estructural: la alta rotación de personal implica que el conocimiento del proceso se va con cada persona que renuncia, y una devolución mal gestionada puede interrumpir la entrega a clientes hoteleros, de restaurantes o colegios que esperan una comunicación formal y trazable.
Señales de ineficiencia detectadas
Las devoluciones se registran en una remisión impresa marcada a mano por el conductor, sin ningún registro digital en el punto de entrega. La información se vuelve a digitar manualmente en un Excel con macros, generando un segundo punto de falla y ninguna fuente única de verdad. No se captura un motivo estructurado ni evidencia por devolución, lo que hace imposible el análisis de causa raíz. No existen dashboards para monitorear casos pendientes, tiempo promedio de procesamiento o el cuello de botella del flujo. Dependencia crítica de personal con alta rotación, lo que significa que el conocimiento del proceso nunca queda sistematizado. Contabilidad no recibe ninguna notificación formal cuando una devolución requiere nota crédito o ajuste - hoy es completamente informal y manual. El 30% de las devoluciones involucra pérdida de producto sin ningún seguimiento estructurado de causa o patrón. Se identificaron ineficiencias paralelas en compras a proveedores, RRHH y control de calidad - todas gestionadas hoy sin flujos sistematizados.