Caso de automatizacion de procesos con ROI-FIRST
Solicitud y aprobación de permisos de salida
Industria
Gremios empresariales - Cámara de comercio
Fecha
14 ago 2026
Recomendación
⚠️ Aún no
Tiempo ahorrado
De 25 min a 4 min por permiso
ROI Automatización, recomendación y costos
COP
moneda $:
Level of Automation | % Automation | Cases x Month | Time x Case (hours) |
|---|---|---|---|
Alto - formulario digital con los datos del colaborador precargados, enrutamiento automático al jefe inmediato de cada persona, aprobación con un clic desde la notificación por correo, registro digital de salida y regreso en portería y un tablero en tiempo real por tipo, área y persona que reemplaza el informe mensual. Sigue siendo humano: el colaborador dice a dónde va y por qué, el jefe decide si aprueba, portería confirma la salida y el regreso reales y la coordinadora de seguridad y salud analiza el indicador de ausentismo. | 86.7 | 77 | 0.42 |
Personas Involucradas | Nivel de Cargo Promedio | Average Monthly Salary | Real Company Cost with Benefits |
|---|---|---|---|
5 | Mixto: Auxiliar/Operativo - solicitante (Nivel 6, x1), Jefe inmediato - aprobador (Nivel 4, x1), Celaduría externa (Nivel 5, x1), Coordinador/Supervisor (Nivel 3, x2) | 3.075.000 | 4.714.898 |
Monthly Operational Cost | Annual Operational Cost | Estimated Monthly Savings |
|---|---|---|
796.787 | 9.561.449 | 691.069 |
Estimated Annual Savings | Year 1 Investment | Net Benefit Year 1 |
|---|---|---|
8.292.826 | 10.170.000 | -1.877.174 |
Cumulative Net Benefit 3 Years | FTE Equivalente Liberado |
|---|---|
-3.651.523 | 0.22 |
Power in Numbers
-18.5
ROI Year 1 (%)
14.7
Payback (months)
0.82
Cost/Benefit ratio
⚠️ Aún no
El proceso consume 36,6 horas al mes (0,22 FTE) repartidas en cinco roles, con un costo operativo de COP $9.561.449 al año. Con flow se automatiza el 86,7% de ese costo (ponderado por rol: 87% del solicitante, 80% del jefe y de portería, 100% del informe mensual, 83% del indicador de ausentismo), lo que equivale a COP $8.292.826 de ahorro anual y 31,4 horas liberadas al mes. La inversión del año 1 es de COP $10.170.000 (licencia anual más consultoría de diseño), así que este flujo, solo, no se paga: ROI de -18,5% en el año 1, -9,7% desde el año 2 solo con licencia, payback de 14,7 meses y relación beneficio/costo de 0,82. El umbral es claro. El proceso se paga por sí mismo por encima de 100 permisos al mes (unos 4,5 al día) en el año 1, o de 92 al mes para quedar en equilibrio a 3 años. La ruta más realista son los flujos ilimitados de la licencia: un segundo flujo en la misma licencia que libere al menos 6 horas al mes de un rol de nivel analista (Nivel 4) cierra la brecha del año 1, de COP $1.877.174, y el formato de salida de activos que apareció en la misma reunión es el candidato natural. El lado de las personas sí dice que va a funcionar: el área ha pedido varias veces dejar de firmar papel, las aprobaciones dependen de encontrar físicamente a quien firma y, cuando alguien pregunta dónde está un compañero, la respuesta está en un cajón de portería. La recomendación no es descartarlo, es automatizarlo como parte de un paquete, con la coordinación administrativa diseñando el flujo, supervisando las excepciones y usando el tablero para planear la cobertura del equipo. Las cifras suponen un promedio de 3,5 permisos al día y el punto medio salarial de cada nivel; el piloto de un mes que se propuso validaría los tiempos reales antes de decidir.
Señales de ineficiencia detectadas
Formato impreso para cada permiso (3 a 4 al día, unos 77 al mes). Búsqueda física del jefe para la firma, con tiempo perdido cuando está en reunión o fuera de la oficina. Sin visibilidad del estado del permiso ni de quién está fuera; la respuesta depende de preguntar. Portería redigita cada salida y regreso en un Excel y guarda el papel. Un coordinador dedica 4 horas al mes a consolidar a mano las estadísticas de permisos. El indicador de ausentismo se alimenta manualmente cada mes (30 minutos). Solicitudes repetidas de informes por persona y tipo de permiso que obligan a exportar a Excel. Ineficiencias paralelas (sin costear): formato manual de salida de activos cuando el personal saca equipos para misiones o cubrimientos, seguimiento manual de documentos que requieren la firma del representante legal y una planilla mensual de consumo de servicios públicos de unos 20 recibos.