Caso de automatizacion de procesos con ROI-FIRST
Coordinación de proyectos de instalación publicitaria
Industria
Publicidad y señalización - Producción e instalación
Fecha
1 sept 2026
Recomendación
✅ Automatizar
Tiempo ahorrado
De 9,5 h a 4,7 h por proyecto
ROI Automatización, recomendación y costos
USD
moneda $:
Level of Automation | % Automation | Cases x Month | Time x Case (hours) |
|---|---|---|---|
Medio - formulario único de solicitud con listas de materiales, aprobaciones enrutadas, asignación de tareas por frente de trabajo, notificaciones al cliente, registro móvil desde campo con fotos y cierres, y paso automático a facturación | 50 | 108 | 9.49 |
Personas Involucradas | Nivel de Cargo Promedio | Average Monthly Salary | Real Company Cost with Benefits |
|---|---|---|---|
24 | Mixto: Gerente/Director (Nivel 1, x3), Gerente de área/Jefe senior (Nivel 2, x1), Coordinador/Supervisor (Nivel 3, x3), Analista senior (Nivel 4, x10), Analista junior/Asistente (Nivel 5, x4), Auxiliar/Operario (Nivel 6, x3) | 1.266 | 1.710 |
Monthly Operational Cost | Annual Operational Cost | Estimated Monthly Savings |
|---|---|---|
10.429 | 125.145 | 5.214 |
Estimated Annual Savings | Year 1 Investment | Net Benefit Year 1 |
|---|---|---|
62.573 | 3.104 | 59.469 |
Cumulative Net Benefit 3 Years | FTE Equivalente Liberado |
|---|---|
178.902 | 6.1 |
Power in Numbers
1916
ROI Year 1 (%)
0.6
Payback (months)
20.2
Cost/Benefit ratio
✅ Automatizar
El 50% de este proceso es automatizable, con una estimación conservadora. La coordinación consume 6,1 FTE y USD 125.145 al año en costo empresa, no para instalar sino para perseguir el estado de cada proyecto. El caso financiero es contundente: USD 62.573 de ahorro anual frente a una inversión de USD 3.104 en el año 1, con un ROI de 1.916% y un payback de 0,6 meses. Aun automatizando solo el 20%, el ahorro superaría ocho veces la inversión. El riesgo estructural pesa tanto como los números: Finanzas se entera del proyecto cuando le piden el dinero, nadie sabe en qué etapa va cada proyecto ni dónde está instalando cada equipo, y cada línea de producto se coordina de forma informal, en la cabeza de quien la maneja. Automatizar aquí no es reducir personal, es darle al mismo equipo una sola orden aprobada sobre la cual trabajar.
Señales de ineficiencia detectadas
Alto seguimiento manual: Comercial pide trabajos directo a Operaciones y Finanzas se entera cuando le piden el dinero. Proceso que nadie quiere hacer: registrar la información en el ERP contable y en el sistema interno se aplaza porque el equipo vive apagando incendios. Aprobaciones con cuellos de botella: entre 20 y 30 proyectos por semana pasan por propuesta gráfica, costeo, propuesta financiera, aprobación del cliente y orden de trabajo por correo y WhatsApp. Falta de visibilidad: no se sabe en qué etapa va cada proyecto, qué recursos necesita ni dónde está instalando cada equipo en el país. Tiempo real desconocido: las entregas van de 1 a 15 días sin estándar ni medición por etapa. Dependencia de personas clave: no hay procedimiento escrito y cada línea de producto (metalmecánica, maderas, volumétricos, eléctricos) se coordina de manera informal. Pasos por fuera del sistema: el 90% de la gestión corre en Excel, correo y WhatsApp, y WhatsApp solo concentra el 80% del flujo.