Caso de automatizacion de procesos con ROI-FIRST
Radicación y Aprobación de Facturas para Pago
Industria
Servicios Empresariales
Fecha
24 ago 2026
Recomendación
✅ Automatizar
Tiempo ahorrado
De 31 min a 9 min por factura
ROI Automatización, recomendación y costos
COP
moneda $:
Level of Automation | % Automation | Cases x Month | Time x Case (hours) |
|---|---|---|---|
Alto - enrutamiento digital estructurado de aprobaciones, notificaciones automáticas, cumplimiento de SLA, dashboard en tiempo real y trazabilidad completa por factura | 70 | 132 | 0.525 |
Personas Involucradas | Nivel de Cargo Promedio | Average Monthly Salary | Real Company Cost with Benefits |
|---|---|---|---|
4 | Mixto: Gerente General/Director (Nivel 1), Jefe Senior (Nivel 2), Coordinador/Supervisor (Nivel 3), Auxiliar/Operario (Nivel 6) | 6.031.250 | 9.247.591 |
Monthly Operational Cost | Annual Operational Cost | Estimated Monthly Savings |
|---|---|---|
4.292.310 | 51.507.718 | 3.004.617 |
Estimated Annual Savings | Year 1 Investment | Net Benefit Year 1 |
|---|---|---|
36.055.403 | 10.228.950 | 25.826.453 |
Cumulative Net Benefit 3 Years | FTE Equivalente Liberado |
|---|---|
79.577.259 | 0.41 |
Power in Numbers
253
ROI Year 1 (%)
3.4
Payback (months)
3.5
Cost/Benefit ratio
✅ Automatizar
El 70% del proceso es automatizable. El modelo actual consume 69.3 horas al mes entre 4 roles - desde el Gerente General hasta el Auxiliar - todas dedicadas a aprobaciones en cascada gestionadas por WhatsApp, correo y solicitudes verbales sin ningún rastro de auditoría. Una sola factura tarda 2 días completos en un ciclo que, una vez automatizado, se resuelve en horas y sin seguimiento manual. El caso financiero es claro: $36.055.403 COP de ahorro anual frente a una inversión de $10.228.950 COP en el Año 1, con un ROI de 253% y un payback de 3.4 meses. Más allá de las cifras, el riesgo que se elimina es real: hoy no existe un registro formal de quién aprobó cada factura, cuándo ni en qué etapa - una exposición directa a temas de cumplimiento y fraude que la automatización resuelve con una trazabilidad de auditoría inmutable.
Señales de ineficiencia detectadas
132 facturas al mes aprobadas por correo, WhatsApp y comunicación verbal - sin ningún registro formal. Sin visibilidad del estado de la factura: los equipos deben preguntar manualmente en cada nivel. Ciclo de 2 días por factura sin ningún SLA definido por nivel de aprobación. Sin alertas cuando se acercan las fechas límite de pago - los recargos y sanciones financieras son un riesgo directo. Dependencia crítica de 4 roles, incluido el Gerente General, cuya disponibilidad se convierte en un cuello de botella del proceso. Sin trazabilidad de auditoría: no hay registro de quién aprobó qué factura ni cuándo. Riesgo de facturas perdidas o duplicadas en la cadena de aprobación. Se identificaron ineficiencias paralelas en flujos de RRHH (solicitudes de vacaciones, novedades de nómina, certificados laborales) y en acciones de mejora continua - todas gestionadas manualmente.