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Gestión Integral de Contratos con Proveedores de TI

Industria

Servicios

Tamaño de empresa

Grande (201–500 empleados)

Proceso a ser automatizado

Gestión Integral de Contratos con Proveedores de TI

Descripción del proceso

Un proceso de aprobación multinivel que se activa cada vez que se crea, renueva, modifica o liquida un contrato con un proveedor. Los contratos nuevos tardan entre 5 y 6 meses desde el inicio hasta la firma. El equipo gestiona aproximadamente 4 eventos contractuales significativos al mes, con seguimiento manual constante, aprobaciones por correo, sin visibilidad del estado del proceso y reprocesos frecuentes cuando los documentos se devuelven con correcciones. El proceso involucra al menos 4 roles (desde analista hasta gerente general) y atraviesa las áreas de jurídica, administrativa, tesorería y finanzas, más allá de TI.

ROI Automatización, recomendación y costos

COP

moneda $:

Nivel de Automatización
% Automatizable
Casos al Mes
Tiempo por Caso (horas)
Alto - enrutamiento digital de flujos, notificaciones automáticas, dashboard de trazabilidad y recolección de documentos de proveedores vía formulario
70
4
800
Personas Involucradas
Nivel de Cargo Promedio
Average Monthly Salary
Real Company Cost with Benefits
6
Mixto: Gerente General (Nivel 1), Gerente de Área / Jefe de TI (Nivel 2), Coordinador/Supervisor (Nivel 3, x2), Analista Senior (Nivel 4, x2)
8.000.000
49.065.600
Monthly Operational Cost
Annual Operational Cost
Estimated Monthly Savings
22.002.855
264.034.260
15.401.998
Estimated Annual Savings
Year 1 Investment
Net Benefit Year 1
184.823.982
10.228.950
174.595.032
Cumulative Net Benefit 3 Years
FTE Equivalente Liberado
533.068.014
2.28

Power in Numbers

1707

ROI Year 1 (%)

0.7

Payback (months)

18.1

Cost/Benefit ratio

✅ Automatizar

El 70% del proceso es automatizable. El modelo actual consume el equivalente a 3.25 personas a tiempo completo gestionando contratos por correo, WhatsApp y seguimiento manual, sin visibilidad del estado ni trazabilidad. Un solo contrato puede tardar entre 5 y 6 meses desde el inicio hasta la firma, generando riesgo operativo cuando las renovaciones de licencias o servicios se retrasan. El caso financiero es contundente: $184,823,982 COP de ahorro anual frente a una inversión de $10,228,950 COP en el Año 1. Más allá de los números, la automatización reduce el riesgo real de interrupción del servicio por contratos vencidos —una consecuencia hoy invisible para las áreas responsables de jurídica y pagos.

Señales de ineficiencia detectadas

Seguimiento manual constante en renovaciones y firmas de contratos. Sin proceso de firma digital — los documentos circulan físicamente o por correo. Sin visibilidad del estado del contrato: los equipos no saben quién tiene el documento ni en qué etapa está. Tiempo de ciclo de 5 a 6 meses por contrato nuevo. Vencimientos mensuales gestionados de forma reactiva, sin alertas. Aprobaciones por correo sin registro formal. Documentos de proveedores solicitados de forma ad hoc sin formulario estructurado. Tickets y solicitudes de servicio gestionados por WhatsApp, sin quedar registrados en la mesa de servicio. Datos de indicadores exportados manualmente desde la mesa de servicio a Excel antes de ser ingresados al sistema de gestión.

Si tu equipo está gestionando renovaciones de contratos por correo y seguimiento manual, el riesgo operativo ya existe —aparezca o no en el presupuesto. Conversemos.

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