Gestión de Compras y Contrataciones
Industria
Construcción e Ingeniería
Fecha
26 jun 2026
Recomendación
✅ Automate
ROI Automatización, recomendación y costos
COP
moneda $:
Nivel de Automatización | % Automatizable | Casos al Mes | Tiempo por Caso (horas) |
|---|---|---|---|
Medio | 50 | 4 | 33 |
Personas Involucradas | Nivel de Cargo Promedio | Average Monthly Salary | Real Company Cost with Benefits |
|---|---|---|---|
5 | Mixto: Gerente/Director (Nivel 1, x3), Coordinador/Residente Administrativo (Nivel 3, x1), Analista Senior/Archivador (Nivel 4, x1) | 6.416.667 | 9.839.534 |
Monthly Operational Cost | Annual Operational Cost | Estimated Monthly Savings |
|---|---|---|
5.019.732 | 60.236.784 | 2.509.866 |
Estimated Annual Savings | Year 1 Investment | Net Benefit Year 1 |
|---|---|---|
30.118.392 | 10.228.950 | 19.889.442 |
Cumulative Net Benefit 3 Years | FTE Equivalente Liberado |
|---|---|
61.766.226 | 0.39 |
Power in Numbers
194
ROI Year 1 (%)
4.1
Payback (months)
2.94
Cost/Benefit ratio
✅ Automate
El 50% del proceso es automatizable — definido por el cliente con base en la necesidad irreducible de revisión humana de cada documento. El modelo actual consume 132 horas mensuales en 5 roles, con un ciclo de 30 días por contrato cuando el objetivo real es 8 días. El caso financiero es sólido: $30.118.392 COP de ahorro anual frente a una inversión de $10.228.950 COP en el Año 1, con un ROI del 194% y payback en 4.1 meses. Más allá de los números, la automatización elimina el riesgo organizacional real: cuando llega una reclamación de un contratista o una auditoría, el equipo hoy abre Google Drive y espera que los documentos estén ahí. Un flujo estructurado hace desaparecer ese riesgo.
Señales de ineficiencia detectadas
Seguimiento manual diario de los residentes administrativos para rastrear quién tiene el documento y qué hace falta. Toda la gestión documental distribuida en carpetas de Google Drive sin trazabilidad centralizada. Sin visibilidad del estado del contrato: los equipos no saben en qué etapa va el proceso ni quién tiene la aprobación. Ciclo promedio de 30 días por contrato frente a una meta de 8 días. Cadenas de aprobación de hasta 20 actores — clientes, socios, fiducias e interventorías — sin SLA definidos. Documentos firmados descargados de Zoho Sign y subidos manualmente a Drive como paso aparte. La respuesta a auditorías depende de la organización de carpetas en Drive, no de un registro estructurado.